你是否看过职业人网上的一个搞笑的商业广告"疯抢油炸饼"吗?在广告里的单纯的员工经受不住美味的甜食而纷纷参加毫无意义的会议.该广告之所以搞笑,是因为它暗含了一个真相:很多会议,特别是大公司开的会议完全是没有意义的,一点结果都没有的.
这种经常开些无意义的会议的现象在一些领域也被称为"呆伯特会议".每天都会有人进行呆伯特会议, 而这浪费了人们的时间和让人觉的很不耐烦.
本来会议可以获得很好的成果的,但大多数的会议主持人就是不做好准备,从而使会议取得效果. 下面列出了8个方法,你可以用它们来让你的会议取得更多成果.
要制定出一个清晰的会议议程表.
会议要包括哪些内容,为什么一定是这些内容?你是否想要讨论新的想法,或是以前的想法?准备好你要在会议上讨论的一份清晰的议程表,然后把它提前分派出去.
不要因为部门规定每两周要开一次例会,你就按规定开会;要当你觉得有这个必要了和你明白要讨论什么的时候,你才要开会.
要确保只有与会议有关联的与会者出席会议.
如果你的会议只需要四五人参加就行了的话,那就不要把所有的人都拉进来开会,否则公司的正常运做就会受到阻碍.如果除了与会者外其他人还需要被通知会议的讨论内容的话,那么就做好笔录,等会议结束后以邮件的形式发给他们.
确定会议的目标
要清晰地确定你想从开会里得到的目标.会议议程表列出的是会议上要进行讨论的项目,而你的目标是指讨论后要得到的成果. 讨论是好事,但要是没有目的地进行讨论,那就不会有什么结果了.
有一个给多个作家博客开会的例子是这样的:我们今天开会的目的是要给下半年的所有要放在博客的帖子制定出时间表.这个例子很清晰地表明了会议讨论的方向是什么,从而使会议的期望显得很明朗.
如有必要,要让与会者会前做好准备
如果你的会议要让与会者陈述资料和计划的话,那么你就应该要他们提前准备好如讲稿,幻灯片演示和提纲等材料.
你是否真的想坐着看与会者手忙脚乱地在白板上画出看不明白的图表,而不是让他把他预先整理好的讲稿陈述出来呢?不想吧.那就要通知你的与会者提前准备好.
会议要简短
每个人都有话要说,但可惜地是,没有足够的时间去全部听完.收益递减法则也适合于会议:一个会议开的时间超过某个临界点越长,那么每多开的一分钟都会越来越没有效果.
想要让你的会议保持简短,你可以以下几件事:使用计时器,限制讲话时间,等等.但最重要的事是你要采取某些措施来保持会议简短.是什么措施倒不重要,只要与会者和会议主持人都能出力让会议简短就行.
记录重点和决定.
会议上要把重点,想法,信息和行动方案记录下来,这点很重要.与会者和其他人在参加了讨论后,需要回顾讨论过的事项,更为重要的是,要回顾会议决定的事项.
多数人用笔概要地记录会议内容, 然后整理成笔记;其他人则有时用视频录下整个会议过程,等会议结束后整理成手写稿. 不管用什么手段记录会议,只要把会议讨论和决定的事项记录下来,然后分派给所有其他的与会者和相关人员就可以了.
产生行动事项并分派出去.
会议能取得效果的最重要部分就是要让与会者负起执行会议上做出的决定的责任.最佳的方式就是制定出行动事项,把这些行动任务分配给某人或所有与会者去做.
显然,会议上所产生的行动事项也必须记录在案并和会议通知一起分派出去.还有一点重要的是,你或与会者中的一员要记录每个行动事项别分配给哪个人了和每个行动事项的截止时间是什么时候.这样公开分派任务,与会者就能负起执行会议上做出的决定的责任来.
报告进度和跟进
最后,你必须积极地查看会议所决定的行动事项的进度,并知会其他与会者这些行动事项的进度.
会后沟通是另外一种手段,能让你的会议参与者负起执行会议决定的责任来,同时它也有助于取消那些将来不必要的进度会议.
能让会议更有效果的方法可能还有很多,但我认为以上的方法能让你在会议上的投如获得最大的回报.如果你对这个题目有任何其他想法,随时欢迎在下面留在你的评论.
亚伦