多数人现在都比从前更加忙碌。我们没有时间去辨认我们收到的备忘录，电子邮件和其他商务信息。我们必须在第一遍看的时候就明白它的内容。而且我们必须要写清楚，那看的人才不会很费力去理解他的意义。

很多年前，老式的商务信息中充满了累赘和生硬的措辞，比如说：在获得了这些补给后，你的要求将会被仔细审查，而且会给予勉强的考虑。

现今，最有效的商务信息是清晰，简洁和简单易懂。

我们写作时就用我们口语时最简单明了的英语，即使是8，9年级的人也能看懂。

这里有8条建议能使你保持商务写作的整洁及新颖：

1.使用你和读者都理解的日常用语。 你必须用明确而不是使他们去查阅字典而加深他们的印象。写作要“老练”而不是“过时”；“确定”而不是“含糊不清”；“易懂”而不是“需要细阅”。

2.省略，压缩或者消减过时的说法。与其说是写作，不如简单的写下你的信息，如这是想通知你。使用“因为”而不是“由于事实的情况”；使用“我得知”而不是“引起我注意的是”。

3.用口语以及适当的形式上的措辞来写作。使用对话但是专业的语调。显然，你不能写的太过随意，如：你好，杜德，事情怎么样了？来作为商务信件的问候语。你可以这样写，“Hi Chris,” “Hello Jane,” 或者“Dear Mr. Johnson,” 这取决于收件人和你的熟识程度。当你在写信件其他内容的时候，你要问你自己你是否会在一个和别人礼貌聊天时候使用你写的这些内容。

4.尽量避免被动语态。被动语态不直接，很啰嗦也很不方便。"这份报告是大家一起完成的”这个是用被动语态写的，那为什么不写成“大家一起完成了报告”这样语气更加强烈更加中肯。

需要注意的地方--当你想要圆滑点或者变通点的时候，你也可以使用被动语态，如：“机器坏了”比“ 你弄坏了机器”要好很多。

5.用简明的句子和段落，但是不要太过头。一连串的短句听起来会比较起伏，而段落太短会让人觉得缺少实质内容。当你写作的时候一定要时刻把读者放在脑海中，确保你使用的词语能是你的意思更明确，更集中。可以使用一些副词比如，因此，也，然而等等来使你的句子更加平稳。

6.不用使用陈词滥调。陈词滥调会让读者觉得你没有努力用你自己的方式去表达你想说的。而且，如果你是写给一个国际读者，像call the shots或者fall through the cracks会表达的含糊不清。

7.只能在适合读者的时候谨慎的使用专业术语。行话是专业人士和有兴趣的人所使用的。“Brasstacks”，“gravy plane”和“TPN”是一些行话的例子，这些分别被运用在金融，航空业和护理领域中。行话就是行话，所以要确保你使用的时候是对特定的人群。

8.要不停校对你的信息。很多人都不会在检查，直接按发送键发电子邮件的。检查信息，改正语法错误和适当的标点。甚至少了一个逗号都会引起歧义：“After typing the secretary went home.” 有人打了secretary这个单词还是秘书在打完字后回家了？你的读者可能会问其中任何一个问题。

写作时用新颖清晰的语言能节省时间和金钱，同时也能避免引起误会。这能表示对读者的尊重以及能锻炼很好的意志力。遵从以上的指引，你的同事将会很期望收到你的商务信息。你也会在全体员工中很有竞争优势。
 

玛丽安 戈蒂耶写于2009年1月22日。玛丽安是个作家也是一所私立大学英语系的副导师。她教授商业通信系学生的听力技能，同时也在研究关于记日记的好处。

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