做一名有效率的交流者是很重要的。在《爵士领导》一书中，作者马克斯‧迪伯瑞写到“如果你是个领导者，对交流却不感到厌烦，那么你可能没有尽力做好这项工作。”
这写于15年前，但今天看来更加真实。你需要进行足够多的交流使你厌倦于做这件事。
不幸的是，对于很多人来说做一名有效率的交流者是很难的。甚至是那些在社交圈有交流天赋的人也常常不能在商业圈真正有效地交流。总体来说，每个人都有提高自己交流能力的空间。当你仔细阅读了以下的小贴士，选择1-2项你打算在未来一周努力做的项目，用于提高你的交流能力。
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做到简单明了——在商务交际中做到简单明了是很重要的。无论你做陈述，还是写信件，或是完善你的网站，你都要确保你的主题是简单明了的，这样你就不必花比预计更多是时间用于分析你的主要思想。别人有其他的事情要做，如果你浪费他们的时间，你将不能保持他们的注意力。
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了解你的听众——为了能够有效地与他人交流，你必须了解你的听众。如果你即将要进行一个工作面试，若你对即将进行面试的公司了解的越多你在面试中的交流就更加有效。这个原理适用于商务交际的任何一个方面。如果你和一个有发展潜力的客户交流，你就需要明白他们需要什么。如此，了解你客户的最好方法是提问题并仔细地倾听。
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把你的主要思想与听众的需要联系起来——一旦你了解了听众的需要，确保你的主要思想从根本上与听众的需要联系起来。不要提你自认为感兴趣的话题，而是提出能满足他们需要的话题。相应地改变交流方式。重点放在利益而不是特色，尤其是与个别需求相关的利益。
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以听众为中心——除了记下听众的需要，你还应该把它们当作文章的主题。使用“你们”和“我们”而不是“我”。应该尽你所能地少使用“我”。当你分析负面信息时，此规则就是例外情况了。如果你正在分析负面信息，你要尽量避免使用“你们”。
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把注意力放在积极的方面上——在你的文章中，无论何时尽可能把注意力放在积极的方面上。这将为你的交流创造一个积极的环境。这意味着以这种方式选择语言可以避免不必要的负面言语。比如，与其说令80%的投资者反对的事情，还不如提出令20%的投资者 认可的建议。同样的信息，但通过把注意力放在积极的方面上可以使商业交际更加有效率。
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承认错误——如果你或你的生意出现了错误，你有必要接受谴责并道歉。你应该尽快道歉。你的道歉必须是真诚的。并且表示出歉意的行动。如果存在可以改善你与客户关系的事情，请马上做好。
修正错误是一个机会，通过给予投资者不同寻常的体验来震撼投资者。
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请不要发送令人愤怒的电子邮件——有些时候，你跟一个人面对面交流比通过电子邮件交流更重要。当你对某人或某种状况不满或悲观丧气时，不要发送令人愤怒的电子邮件是很重要的。愤怒甚至尖锐刻薄的话很容易出现在电子邮件里。如果通过电子邮件，一个小小的分歧很快就会上升为战争。当你愤怒或需要帮助某人在某件事情上纠正错误时，一定要直接做——要么打电话要么当面说。它可以使你的话语变得温和，并得到对方回应，为未来的行动达成协议。
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倾听并提问题——一个最容易被忽视的交际技巧就是倾听。有效的倾听可以使你从听众那里学习更多，知道如何分析你的主要思想，知道如何回答听众的问题。无论何时，我们都应该把更多时间放在倾听上而不是说话。
倾听与提问相伴而存。不提出问题你就不能从与你谈话的人身上学习到东西。这是来自于史蒂芬·柯维的哲学“先要去理解别人，再争取得到别人的理解”。我们应该在所有谈话中以此为目标。
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以双赢为目标——柯维的另一本书“高效能人士的七个习惯”是寻求双赢。当你和某人谈话时，寻找你们双赢的手段是必要的。如果结果只有你赢了，那么你的客户或委托人与你合作的时日将不长了。你可能有一次销售，但你将不可能与这个客户建立终身的关系。如果客户赢了而你没赢，那么你在商业上支撑的时日不多了。如果你们双方都赢了，你们可以发展长期客户关系，可以为你们的生意提出积极的愿望，可以增进关系，获得利润。
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使用故事——最后，如果能巧妙地使用故事，你将能比使用其他方法更有效地表达你的观点。讲故事能使你与他人更好地联系起来，并为你分析观点提供印象深刻的框架。如果你正在留心观察有效率的交流者，你将会发现他们总会讲故事。如果你回想曾经听过的最优秀的公众演讲家，你将很可能发现他们的文章充满了故事。你得把同样的观点运用于商业上。
故事能帮助你的候选人记住的远不只是简单的事实，更多的是你和你的生意。故事能激发感情，并使你与有发展潜力的客户联系。使用故事来回应候选人的问题或其他的问题能促进你的生意向前发展。
你有足够的空间可以提高你的交际能力。你是否选择了小帖士中的1-2个选项，在下个星期为之奋斗？请告诉我们你将为之努力的选项，及你是怎样做到的。下个星期，再选择另外的1-2个选项，并努力去做。如果你在提高这些方面不断努力提高自己，你将能成为一名交际能手。
 | 丹尼伽马写于2008年10月22日。丹尼是一所私立大学的商务学教授，在大学里他教授学生如何在商业及人生其他方面取得成功。你可以看他的博客——“成功的教授”，在那里你可以了解他。 | 图片：小猪 |