大约二十年以前，我参加了一个企业主管人员的会议。会上大家都抱怨一项新技术（当时的），他们本能的十分讨厌。那就是语音邮件。他们认为这东西浪费时间：如果事情重要，人们难道不会打回去吗？当然，他们有助手把“重要”来电整理出来，阻止那些无名来电的侵入。现在任何一个人都可以给另一个人留言。这个世界会怎样呢？

       早些时候，我在跟一群年轻人聊天，他们在抱怨电子邮件的弊端。他们的看法是电子邮件浪费时间，用聊天或网络电话更加即时有效。如果事情真的重要，人们难道不会打回去吗？他们的邮件大多都是垃圾邮件，一些他们绝对不会去读的冗长的邮件，和写一些只有当面说才能讲明白的事情的邮件。那么电子邮件有什么意义呢？

     通过即时谈话来交流是人类的本性。通过相互的讨论我们能很快地提出问题，理解意思。希望及时的得到信息也是人类的本性，而只针对同一问题。忘了你的“供参考”吧，请告诉我你需要什么。

      除了交流不同时进行、经常不合时宜、缺乏内容的问题之外，语音和电子邮件都把在交流过程中接收者一方的权利（例如拒绝谈话的权利）转移到了发出者的身上。当然我们在交流过程中同时是接收者和发出者，但我们多数人更愿意保留接收者的权利。“拒打”名单的流行和对垃圾邮件的厌恶充分证明了这点。

       当然以电子邮件的方式交流比以“谈话”的方式应用更为广泛。去年我描述了不时宜使用电子邮件的10种情况。在其中的七种情形下（通知坏消息，复杂的消息和批准，难懂的使用说明书，冗长的文件里的评论，达成一致意见和讨论新问题），我们需要谈话的方式。在另外两种情形下（反复出现的资料请求，一再出现的用法说明），我们应该在业务处理过程中进行交流，而不是重复发送信息。在最后一种情形（提供参考）下，它更换那些可以在需要时能找回的信息。

    在那篇文章中我建议只有当您请求获得一些简单的信息，批准和指南的时候，或是在回复一些特别请求需要电邮回复的情况下，我们才需要使用电子邮件。使用即时通讯做这两件事比用电子邮件更方便先。

    但我们不打算培训和说服人们尽量少的使用它从而摆脱那些不必要的电子邮件。只要这个工具以现今的形式存在，人们也认识到他们必须接受电子邮件，我们就不会去改变任何东西。

       要是我们发明了一种新工具，另一个电子邮件的代替品，一个没有收件箱的工具呢？上面的图表提示了我们它的工作原理。以下是走读：
    

1.  每个人都有一个日历，用以计划对谈话请求开放的时间。我们可以指定某个时间段用来讨论一些特定的话题，或用来与特定的一部分人交流。同时我们可以指定一个供我们与任何人讨论任何话题“开放”时间。其余的时间邮箱是“关闭”的：别人开到只是一个私人的、不开放的时间。

2.  如果想要给某人发送信息，首先我们会问：需要用谈话的方式来交流吗？（有意义的）如果是，这个软件会发送信息到谈话预约日历中。如果不是，我们便会发送到接收者的信息库中，作为一个赠品，当有用时就会使用它。如果你不断重复的发送资料请求或使用指南，而没有得到回复，我们会对你进行强制退出——这不是你可以用来实现这种体系的通信功能的软件。

3. 如果这是提供参考的邮件，发送器会给它编上索引（如：这个邮件的话题是什么），然后发送到接收者的信息库，有用时会被调出来。发送器会自动确认他们的“赠品”已送到，会立即显示“谢谢！”

4.  到这一步，一切都由接收者决定了。无论何时，只要他/她愿意，可以接受或拒绝这些新增到他/她网络文件库并连接都他/她的硬盘机。接收者可以选择自动接收和归档所有发送给他/她的所有东西，或拒绝所有信息，或每次都自己决定，重新索引这些赠品。发送者绝不会知道他/她的请求会怎样处理——这不关他/她的事。我们也可以用今天的垃圾邮件过滤技术进行更方便使用。 

5.  如果需要通过谈话的方式交流，发送器会将请求记录在接收者的日历上，然后显示有空的谈话时间。如果没有一个时间有空，发送器会发送一个即时通讯请求，在提前或延后的一个时间段里。接收者决定回应或不回应。接收者的“身份”在这个情况下会被忽略——常用即时通讯的人们就会非常了解，接收者的身份毫无意义可言。 

6.  如果在某个时间段合适，这个软件允许发送者预定时间，指出交流的话题，选择用以交流的媒介（即时通讯/文字，语音/电话/网络电话,面对面谈话）, 并附上有一些背景信息让我们在谈话过程中最优化地利用时间。在理想状态下，这个软件可以安排多人谈话，寻找相关当事人都合适的时间。此软件更可以设置在某天的某个时间段（通过一个改良过程，我们支持多人谈话功能）尤其适合这样的谈话。因此，例如，一位博客写手可以分配第二天的一个特定时间与有想谈话的人谈关于那天的公告。 

7.  不管日历上说什么，接收者有最终决定权——他/她决定是否拒绝一个谈话的请求。然后，发送者会收到他的请求从日历上移除的信息。软件可以提供重新预约。 

8.  在分配的时间里，呼叫会被自动处理，不需要人为去协调。提醒信息会在日历中提前显示。会自动记录来电，或列入日志并及时记录到硬盘中，并加上序号以备后用。你甚至可以继续把后续要做的加入列表，填到你日历中空闲的地方。

       这个软件不难安装——所有需要的技术都已经具备。最为称道的是，它能模仿我们现实生活中对时间的分配行为，简单、直接和实时。

    想象一下，你每天都以完成一天计划做的事情而结束，每天以准确了解一天的安排，不会有任何事情打乱你的计划。现在，不用处理堆积如山的材料去决定什么要去做了。想想，让我们决定读的取代那些别人让我们读的。 

       我们又可以像没有语音邮件和电子邮件时一样，把时间花在交流、学习、理解、协商和做决定上了。这个软件可以使我们的生活从那些浪费时间的软件中回到同步。