多数人不善于估算做事的所需时间.或许你估计需要一小时,实际上,你花了3-4个小时才完成.或者你为一项任务设定了30分钟,可你5分钟内就完成了.该怎么做从而使你善于准确估时呢?
这些是你可以用以更好估算时间的技巧:
计算你的胡扯概率
最佳的开始方式是测试你目前估算的准确度
制作一份待做事务的列表并完成这些事务.即兴估算并且记下完成每项事务你所需的预期时间.随着你一一完成这些事务,记录你实际所耗时间.然后以合计花费的所有时间,除完成诸多事务估算的所需总时.这就是你的胡扯概率.
举个例子,如果你估计完成某项事务列表需要12小时,但实际上却花费了15小时,因此你的胡扯概率即15/12=1.25.也就是说你要比预期的多花25%的时间才能完成这些事务.
若你采用各种事务测试胡扯概率,也许你会发现各项事务的胡扯概率存在差异,大概在0.1到10.0的幅度范围间.然而,对于需要数天去共同完成的团队事务,你会看到胡扯概率缩短至相对狭小的范围.当你平均足量事务,你的胡扯概率定于一个不变的数字.
我的平均胡扯概率大约1.5.这就是说,不论我即兴估算需要多长时间完成事务,平均一下,总归是我太乐观了,我得花费比事先猜测的多50%的时间才完成事务.对于任何特别单项任务,我的估算都不能更加准确.然而,如果我估计完成些许事务需要两天,那准需要大约3天.
一旦你知道自己的胡扯比率,你可以利用它为团体事务策划出更为准确的估算.只要合计你的即兴估算,乘以你所知的胡扯概率总数.这必定是相对准确的估算.
得知自己的胡扯概率比起初估算的更为准确,为某些事务估算时间时我总是很自信.我的即兴估算从未这样准确过.然而,以我的估算时间乘以胡扯概率所得的估算结果更接近实际所需时间.这帮助我更好的预算时间.
以我的胡扯概率为基础,我知道如果想在一天内完成大约8小时的实际工作,根据即兴估算(5:20=8小时/1.5)即得:我应该列下长打大约5小时20分钟的事务.不过每天都做这样校正似乎显得愚蠢,实际上完成的很好--远好于所列选的8小时任务,接着迫使自己工作12天,或者仅完成2/3的事务感觉很糟.自我破坏会把事态弄的更糟,这时浅意识明白我是在尝试不可能完成的事.
最好制作一张合理的事务列表,的确能在截止日完成,而不是痛责自己不善于估算时间.就算我的日程表看起来很简短,在截止日划掉最后任务时的感觉好极了.由于日常的差异,并不完全准确的,但总体上比我尝试的其他方法好的多,它激励出一种稳固的日常节奏,而不是超时超负荷的工作.
我推荐用至少长达10到20小时的事务计算你的首次胡扯概率.如果你只基于花费数时的事务计算,胡扯概率可能会不够准确.
当然在一段时间内,做一项事务而重复计算你的胡扯概率不失为一个好计策.每次四回就可以了.当你的常规工作变更时就更新它,实为明智之举.比如当你开始一项新项目或换了公司或者行业.
如果你需要更多的详细数据,你可以计算不同工作的不同胡扯概率.我个人没这么做过,但如果你觉得不同的工作会产生不同的胡扯概率,那么这么做是不无道理的.例如,如果你是一个学生,完成数学作业需要0.9的胡扯概率,但完成学期论文需要1.7的胡扯概率,你可能需要保留各项胡扯概率以达到更有效的估算.
如果你管理一个团队，你可以为团队的每个成员计算他们的胡扯比概率(成员参与或不参与都可).向成员索要完成一系列工作的估计时间,测试真正的所需时间,为每个成员计算胡扯概率.每当你得到这个队伍成员即将开展工作的新的估计时间,你可以将他们的估算乘以他们的各自的胡扯概率.这可以帮助你算出一份更准确的团队项目行程表.我觉得你会发现人总在一定程度上误信自己的估计.
达到合理量度
为了准确估算,细分你任务的量度指标很重要.如果你的量太大,你将忽略很多细节.如果你的量太小,你将被细枝末节埋没,你估算的耗时将比你完成任务的所需时间还要多.这太过头了.
例如,"检修我的网站"听起来是项很复杂繁琐的工程.这不够量化以至于无法做出可靠的估算.你得列下完成这项工程所需的各项任务.
另一方面,"将邮件地址写在信封上"这个太量化了.你可以在把它列表并估算的时间内完成这个任务.这样的细节工作只会浪费你的时间,而非使你的工作更有效率.
你应该做个实验,以寻找自己足以做出最准确估算的确切量度.我将根据适合我的工作在此提供一些指点:
单设规则.这个估算对那些只要设定一次的任务是顶好的.实际上意味着每个大约2到4小时的量.当执行粒度比(更大量)小的,我因错过很多细节而粗略低估所需时间.当粒度比(更小量)大,我因列出所有的细节而高估这些事所需的时间,我因此花了更多的时间制作和管理待做列表,而不是花费于完成这件事.
依靠经验.如果你曾多次做过相似事务,你的估算将相对准确,所以我将胡扯成因降到1.2甚至1.0.例如,要写一篇700字的文章,我很擅长估算写一篇文章一般所需的时间(通常3小时).但如果你要做以前从未做过的事情,2.0或者更高的胡扯概率更为准确.你对事务的经验越少,你的胡扯概率就越高.
定义清晰的事务范围
确定清晰定义你的事务.摸棱两可的事务定义将难以估算它所需的时间
如果我的某项事务是更进统计,我不确定这包括什么.平衡我的支票户头收支?制作工资单?填写税收表格?记录发票凭证?如果你想做一份可靠的估算,我需要所做何事的更明确陈述.
你会发现对不清楚的事务列出些成分关键词是很有帮助的.你不需要估算每个部分,只要能预见所干何事便可.关键词将帮你产生正确的联想,因此你可以更好的估算.
你应该迅速描述每项任务的第一步和最后一步.例如,当你看到一个标签是"纂写新的开篇博客"我知道第一步是选个话题,最后一步是按下"发布"的按纽.如果你无法在你的列表上命名你任务的第一步和最后一步,你的任务就不具备清晰的范围.在这样的情况下,你需要花片刻定义这些步骤,或者你需要将这些事务定义的更清楚,尽可能的细分到较小的量度.好的估算需要清楚明了的开头/结尾定义范围.
当考虑100%完成任务所需的时间时请务必小心.如果你的事务是"支付帐单",是否在你写帐目的时候就结束了.何时从邮件中取回款项(或者完成在线支付程序),何时在你的内部文件填写支付帐单,或者你何时平衡你的帐本收支.不要忘记考虑清理和摆放材料所需的时间.就算你做顿晚餐,结束时你总得洗碗.
对号入座
当你完成一个再度出现的事务,记录完成的所需时间,你以后可以重新使用这个估算.当这个任务重新出现在待做列表，你可以简单的看下你过去的估算,这些估算相对的准确,因为是基于先前的完成结果而非先前的估算.
我向你推荐制作一份通常重复出现事务的估算列表,做这样的估算表有以下两个方法:
方法一(简单版本).制做基本的估算列表,你只需记下每项事务的单个数据.只要注意上次完成这些任务你所花的时间
你的简单估算列表如下:
购物-55分钟
做饭和吃饭-42分钟
清理房间-83分钟
清洗衣物,折叠衣物.摆放衣物-75分钟
等等
当你制作了一份不错的常做事务的估算列表,就可以制定一套很合理的日常计划,并在你的日程表附加别的事务.
方法二(细节版本).制作更为复杂的版本,你得记下每项事务的四组数据:(1)自你记录这项事务起它所执行过的次数,(2)完成这项任务的最佳(最少)效率,(3)完成这项任务的最低(最多)效率,(4)完成这项任务通常所需的时间.这些数据可以用来在以后估算时间,最小到最大范围告诉你,你的估算很可靠.当你再次执行这些事务,花片刻更新数据.实际上,这不占多少时间,但你得到了一个相对准确的估算.
更新你完成事务平均耗时的方法.以1乘以4,加上最近一次完成的耗时,以这个结果除(1)+1.例如,若你先前曾10次执行某项事务,平均重复执行的时间为每次30分钟,重复第11次时花费35分钟,即得你的最新平均值为(10x30+35)/(10+1)=30.45分钟.这个方法可以更新你的平均耗时,而不需要记录你先前所有事务的完成时间.
如果你记下自己完成的最好成绩(最短耗时),可以用此挑战自己.超越你先前的记录,激励你保持更快的速度.最起码,尝试快于平均耗时.对自己计时推进你稍快的完成,特别是那些重复着而又冗长的事务.
我向大多数人推荐方法一.方法二可能难度太高,除非你对自己把握时间很自信.
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学习更好的估算时间是自身发展中很有用的技巧,一劳永逸.以上的方法易于执行.
成为一个更好的估算师,可以从日常安排的战略标准,提高你的生活质量,但注意切勿忽略策略标准.你有花时间定义你的生活目的么?你有为自己设定正确目标么?你有从事合适的职业么?当你的总体生活策略不具备意义或者形如虚设,掌用低水准的战略不会给你带来价值.
即便如此,正确的估算能使你在各行业都收益非浅.这是得尽早掌握的好技巧.在你达到明确的高层次的生活目的和长期目标之前,掌握这个技巧还为时不晚.只要确定某几点.你得记得专注于这些更高的层次,这样你不至于成为一只飞快踩车轮的仓鼠.
你有哪些高效估算的个人计策呢？我邀请你到论坛分享它们．记住,这是为了后行者,敬以诚为贵
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